Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
w związku z relacjami handlowymi oraz kontaktem
Niniejsza informacja dotyczy spółek z Grupy Sportano (dalej: „Grupa Sportano”), tj.:
- Sportano.com sp. z o.o. z siedzibą w Zielonej Górze, ul. Wrocławska 17B /15-16, 65-427 Zielona Góra, e-mail: rodo@sportano.pl, tel.: 68 413 90 20
- Sportano.com Group sp. z o.o. z siedzibą w Zielonej Górze, ul. Wrocławska 17B /15-16, 65-427 Zielona Góra, e-mail: rodo@sportano.pl, tel.: 68 413 90 20
Informacje zawarte tutaj nie dotyczą przetwarzania Danych Osobowych osób odwiedzających Sklep Internetowy. Informacje w tym zakresie są zawarte w Polityce Prywatności.
Zasadniczo każda spółka w Grupie Sportano samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych (dalej: „Dane Osobowe”). To oznacza, że każda z nich pełni rolę odrębnego administratora (dalej: „Administrator”).
W zależności od tego, z którą spółką zawierasz umowę i nawiązujesz relacje handlowe lub się kontaktujesz, to ta spółka będzie administratorem Twoich Danych Osobowych.
Jeżeli dana spółka wykonuje czynności dla innej spółki z Grupy Sportano to taka spółka nie staje się Administratorem Danych Osobowych lecz przetwarza je na podstawie umowy powierzenia zawartej z Administratorem.
Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Dane Osobowe będą przetwarzane w celu:
a) prowadzenia negocjacji dotyczących zawarcia umowy – na podstawie niezbędności do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, a w przypadku jej zawarcia w celu jej realizowania – na podstawie niezbędności do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych („RODO”)) w przypadku danych osobowych przekazanych bezpośrednio przez osobę, której te dane dotyczą;
b) prowadzenia negocjacji dotyczących zawarcia umowy, a w przypadku jej zawarcia w celu jej realizowania, w tym komunikacji z podmiotem, którego jesteś reprezentantem/ pracownikiem/ współpracownikiem – na podstawie niezbędności dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów naszych oraz naszego oferenta/ kontrahenta/ dostawcy, którego reprezentujesz, jesteś pracownikiem/ współpracownikiem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), za które uznajemy negocjacje biznesowe i realizację umowy łączącej nas z tym podmiotem w przypadku danych osobowych pozyskanych z innego źródła niż bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą;
c) prowadzenia rachunkowości, dokumentacji podatkowej, sprawozdawczości finansowej – na podstawie przepisów prawa, w oparciu o które działamy jako spółka (art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz przepisy właściwych ustaw,
w szczególności Kodeksu spółek handlowych, Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku od towarów i usług, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych);
d) ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora – na podstawie niezbędności dla celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na prawnej potrzebie wykazania faktów;
e) udzielenia odpowiedzi na wszelkie skierowane zapytania lub wnioski oraz prowadzenia dalszej korespondencji / kontaktu w tym zakresie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
f) marketingu i kontaktu w sprawie innych informacji i usług Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Kategorie przetwarzanych Danych Osobowych i źródło ich pozyskania
Przetwarzamy następujące kategorie Danych Osobowych w przypadku osób:
- wskazanych do kontaktu: imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, w szczególności: numer telefonu, adres e-mail;
- uprawnionych do reprezentowania podmiotu, z którym pozostajemy w relacjach gospodarczych, biznesowych lub stosunkach prawnych: imię, nazwisko, inne dane identyfikacyjne oraz dane kontaktowe w szczególności: numer telefonu, adres e-mail;
- skierowanych do realizacji sprawy lub umowy: imię i nazwisko, funkcja, stanowisko, dane kontaktowe, w szczególności: numer telefonu, adres e-mail.
Dane Osobowe uzyskaliśmy bezpośrednio od Ciebie bądź od oferenta/ kontrahenta/ dostawcy lub innego podmiotu, z którym pozostajemy w relacjach gospodarczych, biznesowych lub stosunkach prawnych, a którego reprezentujesz/ jesteś pracownikiem/współpracownikiem.
Ponadto mogliśmy je pozyskać publicznie dostępnych rejestrów, takich jak Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej lub Krajowy Rejestr Sądowy – jeżeli są one dostępne w tych rejestrach, z urzędów bądź instytucji, gdy mamy w tym interes prawny.
Dobrowolność/Obowiązek podania Danych Osobowych i konsekwencje niepodania
Podanie danych osobowych w zakresie wymaganym przez przepisy prawa jest obowiązkowe, a w pozostałym
zakresie dobrowolne, przy czym konsekwencją niepodania danych obowiązkowych jest brak możliwości zawarcia bądź realizacji umowy/kontaktu.
Odbiorcy Danych Osobowych
Twoje Dane Osobowe mogą być przekazane podmiotom wspierającym nas w prowadzeniu działalności, powiązanym osobowo lub kapitałowo z Administratorem, podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi IT, usługi prawne, informatyczne, księgowe, dostawcom usług płatniczych, operatorom pocztowym i kurierom, a także podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa, w szczególności takim jak: Sądy, Prokuratura, Komornicy Sądowi, Urzędy Skarbowe.
Okres przechowywania Danych Osobowych
Twoje Dane Osobowe będą przetwarzane przez okres negocjowania umowy, a w przypadku jej zawarcia – przez okres trwania umowy, a ponadto przez okresy wymagane przepisami prawa, w tym podatkowego. Dla przechowywania dokumentacji rozliczeniowej – przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiło wygaśnięcie umowy lub w którym upłynął termin zobowiązania podatkowego.
W przypadku przetwarzania opartego o prawnie uzasadniony interes Administratora (Dane Osobowe udostępnione w ramach kontaktu z Administratorem) – przez okres wynikający z tego interesu bądź do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu uwzględnionego przez Administratora.
Jeżeli przetwarzanie Danych Osobowych będzie niezbędne dla ustalenia, dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora, to okres przetwarzania Danych Osobowych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, w tym cywilnoprawnych z tym związanych, ustalany na podstawie przepisów prawa określających termin przedawnienia roszczeń danego rodzaju.
Po tym okresie dane będą przetwarzane jedynie w zakresie i przez czas wymagany przepisami prawa.
Przekazywanie Danych Osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Wyjątkowo Twoje Dane Osobowe możemy przekazać naszym partnerom przetwarzającym je poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), ale tylko w niezbędnym zakresie, związanym ze świadczeniem przez tych partnerów na naszą rzecz usług (np. przechowywania danych w chmurze), dokładając starania aby zapewnili odpowiedni poziom ochrony.
Stosujemy zabezpieczenia, m.in. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, spełniające wymogi RODO aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich Danych Osobowych.
Masz prawo uzyskania kopii stosowanych przez nas zabezpieczeń dotyczących transferu danych do państw poza EOG.
Uprawnienia w związku z przetwarzaniem Danych Osobowych
Przysługuje Tobie prawo dostępu do swoich Danych Osobowych oraz otrzymania ich kopii, ich sprostowania
i uzupełnienia, ich usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) z ograniczeniami tego prawa wynikającymi z RODO, żądania ograniczenia ich przetwarzania.
Prawo przenoszenia danych przysługuje w zakresie, w jakim Twoje Dane Osobowe przetwarzane są przez Administratora w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub na podstawie zgody, tj. do otrzymania od Administratora Twoich Danych Osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Możesz przesłać te dane innemu Administratorowi danych.
Powyższe prawa mogą podlegać ograniczeniu, ze szczególnym uwzględnieniem: prawa do trwałego usunięcia, ograniczenia przetwarzania danych oraz sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Ograniczenia w realizowaniu praw wynikają z regulacji wprowadzonych obowiązującymi przepisami prawa. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem (dane kontaktowe wskazane są na początku tej informacji).
Sprzeciw wobec przetwarzania Danych Osobowych
Masz również prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu względem przetwarzania Danych Osobowych w sytuacji przetwarzania w celu określonym w pkt. 3 b) i d) z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Dla celów dowodowych, prosimy o wnoszenie sprzeciwu drogą pisemną lub elektroniczną.
Skarga na przetwarzanie danych osobowych
Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych - (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich Danych Osobowych narusza przepisy RODO.
Wersja: 1.0.
Data: 06.08.2024